Huishoudelijk reglement

Van de Groenlose Tennis & Padel Club )G.T.P.C.

Rechten en verplichtingen van de leden.

Artikel 1.

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de geldende baanreglementen en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.

Artikel 2.

Een verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. De contributie hiervoor wordt in maart/april d.m.v. automatische incasso geïnd.

Artikel 3.

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en/of commissie-vergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

Vergaderingen.

Artikel 4.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of de verdagen.

Artikel 5.

Jaarlijks wordt een planning gemaakt van de bestuursvergaderingen. De eventueel onderliggende stukken worden tenminste 4 dagen van te voren aan de leden van het bestuur toegezonden. 

Een extra bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging aan ieder bestuurslid, bij voorkeur tenminste 14 dagen vóór de datum van de vergadering.

Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. 

Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroepen bevoegd. 

Artikel 6.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten.

Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de aan te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.

Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 7.

Een besluit van / of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16, leden 9 en 10 van de Statuten.

Artikel 8

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de uitnodiging door tenminste 5 leden bij de secretaris is ingediend.

Artikel 9

Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.

Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling, door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, welke rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in het geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Commissies.

Artikel 10.

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.

Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie, die hen heeft benoemd.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie door het bestuur worden geregeld of gewijzigd.

De commissies — met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 11.

De kascommissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen.

Dit plaatsvervangend lid zal in het volgend verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Artikel 12

Door de algemene vergadering wordt, een bestuurslid technische commissie gekozen (hierna aangeduid als T.C.), de TC bestaat uit een oneven aantal leden.

Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de T.C.

Artikel 13.

De werkzaamheden van de T.C. zullen bestaan uit:

a. het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de banen;

b. het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden;

c. het toelaten van introducé(e)s.

Bestuur.

Artikel 17.

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. leder jaar treden drie bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig.

Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs.

De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar, met dien verstande dat een bestuurslid na een zittingsperiode van 2 x 3 jaar niet meer herkiesbaar is. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden. Indien dit bestuurslid echter de tussentijdse vacature in de 2^e termijn van 3 jaar vervult is het toegestaan om zich alsnog herkiesbaar te stellen voor 2 zittingsperiodes van 3 jaar.

Artikel 18.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.

Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.

In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 19.

Schade aan de vereniging of één zijner bezittingen, toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 20.

Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de Statuten wordt gesteld op € 10.000,00

Verplichtingen van het bestuur.

Artikel 21.

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

1. a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;
2. b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
3. c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarbij het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen; 

Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.

Het jaarverslag en de afrekening dienen door alle bestuursleden te worden ondertekend. Indien de ondertekening van één van hen ontbreekt, dient hiervan onder opgave van reden melding te worden gemaakt.

Aanmeldingsformulier.

Artikel 22.

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient in ieder geval vermeld te worden naam, voornaam, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum.

Slotbepalingen.

Artikel 23

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Artikel 24

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 25 januari 2010 te Groenlo.